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      如何做到“四個到位”使審核過程“增值”

      • iso9001認證
      • 2021-04-09 00:00
      • admin

      ISO9001標準3.4.1條款的“注2”指出:“組織為了增值通常對過程進行策劃并使其在受控條件下運行”。在這里,標準對過程提出了“增值”的概念。認證審核的生命力就在于“增值”。認證審核過程“增值”的體現是:促進企業質量管理體系的有效運行,幫助企業提高管理水平,增強企業產品的市場競爭力。那么,如何使認證審核過程“增值”呢?

      思想到值——審核是一種“體檢”

      在某審核組召開的首次會議上,審核員講了如下一段話:

      審核的目的不是尋找不合格,也不是評功說好,而是為企業進行一次“體檢”,看看企業的“身體”是否健康,有哪些毛病,有哪些隱患,哪些必須“吃藥打針”,哪些需要采取預防措施。為企業“體檢”是審核員的職責,我們會把看到的、查到的、了解到的有關情況和作出的系統評價告訴企業,使企業提高管理水平,提高產品的市場競爭能力。我們要當好“醫生”,請企業配合我們當好“醫生”,共同完成審核工作,使審核過程“增值”。

      這段話,表達了一種態度:認證審核是一項嚴肅認真的服務,審核員應具有良好的職業道德,審核是為企業進行“體檢”,目的是促進企業的健康,企業應與審核員互相配合,不要“設防”,而要配合“體檢”。

      審核到位——從滿足要求和持續改進方面發現問題

      實現審核過程的“增值”,必須審核到位。審核員要在滿足標準要求、幫助企業持續改進方面發現和指出問題。筆者僅舉幾例加以說明。

      例一:對合格供方的選擇、評價和重新評價

      某企業提供了經評審合格的供方名單,包括評審日期、審批簽字、審批意見、復評記錄等證據。

      對此,有些審核員認為符合標準要求。其實不然。在這次審核中,審核員要求企業繼續提供重新評價準則,以判斷其是否按照準則的要求對供方進行重新評價,而企業提供不出來。隨后,審核員要求查看復評證據,結果發現3家供方未經過復評就被繼續列為合格供方。通過追查,審核員又發現1家供方的評價資料中未提供證明其合法經營的《營業執照》,而評價記錄卻有“經營合法”的記載。經過檢查,還發現該企業的供方存在營業執照和認證證書過期,執行的產品標準過期等問題。為此,審核員開出不合格報告,要求企業嚴把原材料采購關。

      例二:關于產品驗收準則和符合接受準則的證據

      某企業根據顧客的要求生產了一種控制電纜,國家標準未規定這種規格電纜的產品標準。該企業提供的證據有產品出廠檢驗測試記錄、產品合格證和檢驗人員的簽名。

      審核中發現,該企業根據顧客需求生產的非標產品有好幾種,而且生產了較長時間。經過追查,發現該企業未制定非標產品的檢驗標準(驗收準則)。檢驗員說,參照其他規格的產品標準進行檢驗。審核員還發現,該企業的測試記錄沒有記載參照項目的符合證據(測試記錄),實際未對產品進行必要的檢驗就放行了。接著,審核員要求查看檢驗員是否具有放行這種產品的授權文件,發現被授權放行(簽發合格證)這種產品的檢驗員無產品檢驗員資格,而有資格的檢驗員未經企業授權。于是,審核員從合法、合理、保護企業利益、使顧客滿意的角度,解釋了標準的要求,使該企業認識到進行整改的必要性。

      例三:未在受恐條件下生產

      某膠帶廠將某產品的硫化時間規定為24分鐘,但生產班組的操作記錄已事先按照規定的間隔把本班的產品硫化時間填好了。審核員在現場看到,產品的硫化時間已經超過24分鐘。操作工說,忘記了。車間領導解釋,模板溫度不夠,可以憑經驗多硫化一段時間。

      審核員發現,該企業的其他操作記錄基本是一個模式,記錄內容也基本相同,無法證實其產品硫化在受控條件下進行。審核員認為應開不合格報告;企業認為,這是常有的事,屬于正常現象。審核員向企業耐心解釋后,開出了不合格報告,要求該企業舉一反三,深刻認識“受控條件”的意義。

      例四:規定了受控條件但不受控

      某企業發現工藝指標控制效果不理想,就擴大了控制指標的范圍,如將溫度控制范圍規定在100—200℃之間。雖然溫度的上下波動很大,但在文件規定的控制范圍內。

      企業這樣做,雖然滿足了認證審核的要求,但生產卻無法得到有效的控制。此時,審核員可以從專業的角度向企業提出指標控制范圍的要求,使其認識到擴大控制范圍實際上也是不受控,同樣是不合格。如果審核認定企業對工藝指標的控制不能滿足要求,盡管企業文件規定的控制范圍內,也應當開出不合格報告。

      例五:沒有不合格產品

      某企業未對不合格品進行評審和處置,理由是沒有不合格產品。

      經過查看該企業某月的檢驗記錄,審核員發現導線電阻不符合國家標準,屬于不合格產品。因此,開出“未提供對不合格產品進行識別、評審和處置證據”的不合格報告。審核員一定要注意,不能未經審核就同意企業“沒有不合格品”的理由,也不要開出使企業無法進行整改的不合格報告,如“沒有提供不合格品評審處置記錄”。

      例六:沒有糾正和預防措施某企業未提供采取糾正和預防措施的證據,理由是沒有需要采取這些措施的問題。此時,審核員應通過顧客意見、產品檢驗不合格品控制、過程的監視和測量等證據作出判斷,確認企業是否需要采取糾正和預防措施。如果發現問題,應針對具體事項開出不合格報告,而不要籠統地開出“沒有提供糾正和預防措施的證據”這種無法驗證的不合格報告。在監督審核時,如果發現企業在問題而仍然未采取糾正和預防措施,可以開出嚴重不合格報告,必要時暫停其獲證資格。

      報告到位——把企業存在的問題說透

      有些審核員開出不合格報告后,急于請企業領導確認。確認后,即開末次會議結束審核。

      而有些審核員與企業領導交換意見時,先通報審核發現的問題,然后通報開出的不合格報告。這種做法比較到位。

      要認識到,這不僅是方法問題,而且是關系到審核宗旨的問題。審核員從不同的角度對企業存在的問題一一講評,就是企業領導需要的“增值”服務。在實踐中,有些企業在審核員講問題時主動增加參加會議的人員,就充分說明了這一點。因此,審核員應當把企業存在的問題說透。所謂“說透”,就是把問題都提出來,便于企業根據標準的要求,找到改進的方向。這樣做的好處是:

      ①表明了審核員的態度。審核是認真、嚴肅的,審核員要做到對企業負責,對認證機構負責,對自己負責。

      ②便于企業舉一反三。審核員開出的不合格報告只反映了企業存在問題的一部分。因此,如果審核員不能及時、全面地指出審核中發現的問題,就可能使企業誤認為只存在不合格報告指出的問題,而沒有其他需要整改的問題。審核員應引導企業對現場審核中指出的不符合項要舉一反三,對審核員與領導交換意見時指出的問題要舉一反三,對開出的不合格報告舉一反三,防止就事論事和走過場。

      ③體現審核員的價值。如果審核員能夠系統地提出企業存在的問題,講得越準確、越透徹、越切合企業的實際,對企業的幫助和促進就越大,企業對審核員的水平和能力就越信服。當企業領導坦誠地對審核員提出的問題表示感謝和認可時,審核員的價值就體現出來了。

      驗證到位——不遷就、放任企業的隨意性做法

      審核員驗證企業對不合格報告整改的有效性時,一定要從嚴要求。有些審核員遷就、放任企業整改中的隨意性,只是寫下一句話:“整改的有效性在下次監督審核時驗證”,就通過了。這樣做,會留下更多的問題,比如:

      ①不合格報告指出,未按要求對原材料的性質進行委外檢驗,而企業整改時認為委外檢驗多余。糾正措施是:修改文件,取消委外檢驗的規定。

      ②不合格報告認為,工藝控制指標達不到。糾正措施是:修改文件,取消控制要求。

      某審核員對上述兩例的驗證意見是:“企業已經修改文件,有效性待下次監督審核時驗證”。企業的這種做法隨意性太大,審核員不指出就是遷就、放任。在審核時,審核員應查清企業采購的原材料是否需要委外檢驗、工藝控制指標是否應有控制要求。如果得到認定,才可以開出不合格報告;如果確實是文件錯誤,才能修改文件。審核員不能在企業未說明修改文件的理由、未經自己確認的情況下,就輕易同意修改文件。關閉不合格項達不到要求,同樣不能作出認證的決定。

      以上只是從審核過程的角度提出了認機構為企業提供“增值”’服務的問題。隨著認證市場競爭的加劇,企業對認證機構會作出越來越理性的選擇,對認證機構的識別和選擇能力會越來越高。因此。認證機構應努力審核過程“增值”,打造認證機構的卓越品牌。

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